Відповідно до підпункту 18 п. 10 та підпункту 17 п. 11 Загального положен-ня про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040 (далі Положення))юридична служба (юрисконсульт) веде облік актів законодавства і міжнародних договорів України, забезпечує підтримання їх у контрольному стані та зберігання а також відповідно до підпункту 19 п. 10 та 18 п. 11 Положення проводить збір інформації про офіційне оприлюднення актів законодавства в друкованих виданнях.
Слід пам\’ятати, що статтею 117 Конституції України встановлено: «Кабінет Міністрів України в межах своєї компетенції видає постанови і розпорядження, які є обов\’язковими до виконання». Тобто ухилення від цієї роботи є порушенням вимог чинного законодавства.
Керівник органу виконавчої влади, підприємства, установи та організації зобов\’язаний створювати належні умови для діяльності юрисконсульта, зокрема, забезпечувати його необхідними актами законодавства, юридичною літературою, картотечною шафою, журналами обліку актів законодавства та міжнародних договорів.
Яким нормативним актом слід керуватися при здійснені обліку та систематизації законодавства?
У зв`язку з відсутністю єдиного порядку ведення відповідної роботи в органах державної влади та на державних підприємствах, в установах, організаціях для її здійснення може використовуватися Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 14 квітня 2004 року № 31/5.
Багато органів виконавчої влади, підприємств затверджують свої положення з ведення роботи з обліку та систематизації законодавства. Отож бажано щоб юрисконсульт (юридична служба) мали своє затверджене положення яке б відповідало специфіці їх діяльності.
Яким чином здійснюється облік актів законодавства?
Юрисконсульт чи особа, яка забезпечує ведення обліку та систематизації законодавства опрацьовує офіційні друковані видання, що надходять до органу виконавчої влади, підприємства, установи, організації. Така процедура проводиться з метою забезпечення повною і точною інформацією щодо чинних актів законодавства керівника та працівників органу виконавчої влади, підприємства, установи, організації. Таким чином, забезпечується збирання інформації про офіційне оприлюднення актів законодавства в друкованих виданнях.
Надалі інформація з урахуванням специфіки діяльності органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації знаходить своє відображення в систематичній картотеці актів законодавства або в журналі обліку актів законодавства.
Яким чином формується картотека актів законодавства?
Систематична картотека складається з карток-роздільників розділів та підрозділів та карток обліку актів законодавства та міжнародних договорів України.
Розділи і підрозділи систематичної картотеки розділяються картками-роздільниками, які повинні відрізнятися від облікових карток (наприклад, бути на 1,5 см вище). На картках-роздільниках зазначаються код і назва розділу та підрозділу. Коди розділів зазначаються також на картотечних ящиках.
Картки обліку на паперових носіях розміщуються в картотеці у відповідному розділі та підрозділі у хронологічному порядку за видом акта законодавства.
Картки обліку створюються на акти законодавства та міжнародні договори України. В них зазначаються код акта (розділу, статті, частини, пункту), вид акта, видавник, дата, номер, назва, джерело опублікування.
Код акта визначається за класифікатором. Юридичною службою може бути створений власний класифікатор або використаний у роботі інший, створений, наприклад, Міністерством юстиції України (Класифікатор галузей законодавства України, затверджений наказом Міністерства юстиції України № 43/5 від 02 червня 2004 року). Він складається з переліку розділів і підрозділів.
Як ведуться журнали обліку актів законодавства та міжнародних договорів?
Однією з різновидностей обліку є ведення Журналу обліку актів законодавства України.
Журнальний облік законодавства – це єдиний паперовий носій, в якому розміщена інформація про нормативно-правові акти України. Журнальний облік законодавства здійснюється за кожним видавником окремо (акти Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України; рішення Конституційного суду України).
Журнал обліку актів законодавства України повинен містити такі дані про нормативно-правовий акт: порядковий номер акта; дата надходження акта; вид акта (закон, постанова, указ, наказ і т.д.);дата акта; назва акта; джерело офіційного опублікування (Офіційний вісник України, Урядовий кур’єр тощо); примітка (міститься інформація про акт, яким були внесені зміни та доповнення; дата набрання актом чинності; термін дії акта тощо).
Слід зазначити, що у разі, коли один і той самий нормативно-правовий акт міститься в різних друкованих виданнях, його не слід обліковувати двічі, достатньо вказати всі відомі джерела його опублікування у передбачених для цього графах журналу.
Загальним положенням передбачено, що юридична служба веде облік міжнародних договорів України.
У журналі обліку міжнародних договорів варто зазначати номер, дату отримання, країну, вид, назву, дату підписання, дату ратифікації (затвердження, приєднання), дату набрання чинності, дату денонсації, дату втрати чинності, термін дії.
Які акти законодавства підтримуються в контрольному стані і як оформлюються контрольні примірники?
У контрольному стані обов\’язково підтримуються акти законодавства, перелік яких може бути затверджено наказом по підприємству, установі, організації та інші акти законодавства, необхідні в роботі, як підприємства в цілому так і юридичної служби безпосередньо.
На першій сторінці контрольного примірника акта законодавства проставляється штамп або робиться напис «Контрольний примірник».
Контрольним примірником акта законодавства є примірник, у якому проставляються відмітки про всі зміни, доповнення, зупинення дії, поширення, продовження або збереження дії та про визнання акта таким, що втратив чинність, та зазначається інформація про вид, номер і дату прийняття, офіційне джерело опублікування акта, яким унесені зміни.
Підтримання актів законодавства України в контрольному стані на паперових носіях здійснюється шляхом зазначення відомостей про внесені зміни, доповнення та іншу інформацію безпосередньо в тексті акта законодавства.
Для своєчасного виявлення відсутніх змін доцільно до кожного контрольного примірника акта законодавства вклеїти окремий аркуш з переліком актів законодавства, якими до нього внесені зміни та доповнення тощо.
При отриманні нового видання відповідний контрольний примірник замінюється новим, зміни до якого вносяться, починаючи від дати його видання.
Попередній контрольний примірник зберігається, а штамп (напис) \”Контрольний примірник\” закреслюється та проставляється дата зняття з контролю.
Окремо слід відзначити, що у якості контрольних примірників можуть використовуватися такі видання Міністерства юстиції України, як «Кодекси України» (у теках з роз`ємними замками) та «Офіційний вісник України. Зі змінами». Відповідні видання надходять зі змінами до нормативно-правових актів, надрукованих у попередніх примірниках. Тобто для підтримання їх у контрольному стані достатньо у попередньому виданні замінити аркуш, до якого було внесено зміни, новим, що надійшов з наступними примірниками.
Яким чином забезпечити належне зберігання юридичної літератури?
Для забезпечення належного зберігання та зручності в користуванні збірники актів законодавства комплектуються за роками. Відповідальним за зберігання доцільно призначити особу, що здійснює роботу з питань систематизації законодавства, у зв’язку з чим відповідні видання варто зберігати у службових приміщеннях тих самих осіб.
З метою контролю за надходженням та вибуттям літератури слід створити журнал обліку юридичної літератури та журнал її видачі.
Людмила ПИЛИПІВ
Провідний спеціаліст відділу систематизації законодавства, правової роботи та правової освіти управління реєстрації нормативно-правових актів, правової роботи та правової освіти Головного територіального управління юстиції у Чернівецькій області
peredplata
