Наказом Мін’юсту від 16.03.2015 № 366/5 внесено зміни до Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту грома-дян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду.
Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального за-хисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, доповнено договорами цивільно-правового характеру з фізичними особами (стосовно виконання робіт, надання послуг тощо) та колективними договорами (зі змінами та доповненнями), що мають зберігати 75 років.
На зберігання передаються документи, термін зберігання яких (відпо-відно до наказу Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5 про за-твердження «Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціа-льного захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі лік-відації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел форму-вання Національного архівного фонду») встановлено 75 років:
1. Документи організаційно-розпорядчого характеру:
До таких документів, зокрема, відносяться:
– установчі документи (протоколи загальних зборів (конференцій тру-дового колективу, учасників, засновників, акціонерів) про створення, пере-йменування, реорганізацію; накази з основної діяльності про створення, пе-рейменування, реорганізацію; свідоцтво про державну реєстрацію (виписка з Єдиного державного реєстру); Статут; редакції Статуту; положення та зміни до них; установчий договір; довідка статистичного управління про присвоєн-ня коду ЕДРПОУ);
– про відділення, філії та представництва;
– положення про колегіальні виконавчі (колегію, дирекцію, правління, раду директорів, раду орендаторів) та дорадчі (наукові, технічні, експертні, методичні, консультативні та інші ради,комісії, комітети) органи;
– положення про структурні підрозділи організації та зміни до них;
– штатні розклади;
– посадові інструкції державних службовців, посадових осіб місцевого самоврядування, наукових робітників, працівників, що працюють на важких, із шкідливими умовами, небезпечних роботах;
– журнали (книги) обліку видачі свідоцтв про внесення вкладів, паїв;
– ліквідаційні документи (протоколи загальних зборів (конференцій трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів) про ліквідацію; на-кази з основної діяльності про ліквідацію; постанови Господарського суду; акти перевірок Пенсійним фондом України та Державною податковою інспе-кцією; звіт ліквідатора; копії довідок Пенсійного фонду про відсутність забор-гованості та Державної податкової інспекції форми 3-ЄСВ та 22-ОПП).
2) Документи з особового складу:
– накази (протоколи) про прийом, переведення, звільнення, премію-вання, відпустки декретної та по догляду за дитиною, відпустки без збере-ження зарплати;
– журнали реєстрації наказів;
– відомості нарахування заробітної плати або особові рахунки праців-ників
(за відсутності – відомості на виплату грошей);
– журнал обліку табельних номерів;
– алфавітні книги працівників;
– книги обліку прийому та звільнення працівників;
– протоколи засідань комісії з встановлення трудового стажу, надбавок за вислугу років та документи (подання, довідки, анкети) до них; стажеві кни-ги;
– протоколи конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посаду;
– списки працівників на виробництві із шкідливими умовами праці;
– табелі обліку робочого часу, наряди працівників на виробництві із шкідливими умовами праці;
– документи (протоколи, рішення, плани робочих місць, довідки, ви-сновки, акти, карти умов праці, фотографії робочого часу тощо) з питань атес-тації робочих місць із шкідливими умовами праці;
– документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переве-дення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиж-день, у разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці;
– тарифікаційні відомості (списки);
– документи (акти розслідування, висновки, протоколи, довідки, ава-рійні картки тощо) про розслідування причин аварії та нещасні випадки на виробництві, травматизм, професійні захворювання, отруєння;
– документи (договори, акти, протоколи, експертні висновки, довідки, рішення суду, розрахунки тощо) про виплати за шкоду, заподіяну життю та здоров’ю;
– журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків;
– документи (списки, подання, накази та посвідчення про відрядження, журнали реєстрації посвідчень, довідки, табелі обліку робочого часу, заяви, тощо) про участь в ліквідації Чорнобильської катастрофи та постраждалих від неї;
– особові справи звільнених працівників;
– списки (штатно-обліковий склад) працівників;
– особові картки працівників (у т.ч. за сумісництвом, тимчасових);
– журнал реєстрації трудових книжок;
– контракти (трудові договори, угоди);
– журнали реєстрації контрактів;
– оригінали особистих документів (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки);
– всі види документів, пов’язаних з участю у ліквідації техногенної Чор-нобильської катастрофи або посвідченням, що людина постраждала від неї,
– відомості персоніфікованого обліку (з 2011 р. – звіт про єдиний соціа-льний внесок, особлива увага – таблиці № 6).
Документи передаються згідно з описами, форма, яких додається (до-датки 1-3).
Документи формуються в окремі справи відповідно до вимог, зафіксо-ваних у «Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, міс-цевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» Київ, затвердже-них наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 № 16, зареєст-рованих в Міністерстві юстиції України 8.05.2001 за № 407/55982001 (зі змі-нами, внесеними згідно з наказами Державного комітету архівів від 05.06.2007 № 87 та від 19.09.2008 № 188).
3) Документи тимчасового терміну зберігання (3-5 років).
До таких документів відносяться: первинні бухгалтерські документи; розрахункові відомості; інвентарні картки та журнали обліку основних засо-бів; довіреності на отримання грошових сум; гарантійні листи; допоміжні ко-нтрольні книги; журнали; картотеки; оборотні відомості; відомості про вико-ристання кредитів; листування з різних питань; договори; документи ревізій фінансово – господарської діяльності; декларації на прибуток та інші докуме-нти термін зберігання, яких не вичерпано.
Документи формуються в окремі справи, на них складаються акти «Про вилучення справ (документів), що не відносяться до Національного архівного фонду», форма акту додається (додаток 4).
Знищіти документи без дозволу архівної установи організація не має права.
За незаконне знищення документів керівник установи несе встановле-ну законодавством відповідальність.
Справи, які передаються до архівного відділу Запорізької міської ради, мають бути оформлені згідно з чинними вимогами.
Оформлення справ передбачає:
– нумерацію аркушів у справі;
– складання, в необхідних випадках, внутрішніх описів;
– підшивання або оправлення справи;
– оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Документи формуються в справу, кількість аркушів якої не повинно пе-ревищувати 250. При великій кількості аркушів формується кілька томів.
Документи підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку, су-ровими нитками або дратвою.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту (якщо ліве поле замале для прошивки, воно подовжується шляхом підклеювання до лівого поля додаткового аркуша шириною 4-5 см).
Для забезпечення збереженості документів першим аркушем справи має бути білий форматний (А 4) аркуш.
Останнім підшивають аркуш із засвідчувальним записом, де зазнача-ють кількість пронумерованих документів. Після закінчення підшивання справи корінець справи необхідно обклеїти (клей ПВА) однотонною ткани-ною (з бавовни), яка повинна фіксувати та закривати нитку підшивки.
Обкладинка підписується чорною пастою або тушшю.
В верхній частині обкладинки вказують повну назву установи та її міс-цезнаходження.
В центрі пишуть заголовок справи. В правому нижньому куті обкладин-ки проставляють крайні дати документів (назви місяців прописуються буква-ми), нижче кількість аркушів, термін зберігання справи.
Всі документи оформлюються згідно з нормативними вимогами. Спра-ви складають в архівні коробки встановленого зразка, придбані за рахунок установи, передають на зберігання до архівного відділу Запорізької міської ради (відповідно до пп. 8.6, 11, 12 «Правил роботи архівних підрозділів орга-нів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і ор-ганізацій», затверджених наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 № 16, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 8.05.2001 за № 407/55982001 (зі змінами, внесеними згідно з наказами Державного комі-тету архівів від 05.06.2007 № 87 та від 19.09.2008 № 188); п. 4 «Положення про умови зберігання архівних документів», затвердженим наказом Держав-ного комітету архівів України від 15.01.2003 № 6, зареєстрованого в Міністер-стві юстиції України 4.02.2003 за № 89/7410).
На всі справи складають супроводжувальні підсумкові документи в кі-лькості 3 екземплярів. Для передачі документів до архівного відділу Запорі-зької міської ради необхідно підготовити такі підсумкові документи:
– історична довідка;
– опис справ тривалого (75 років) зберігання (установчі та ліквідаційні документи);
– опис справ з особового складу;
– акти про вилучення для знищення документів, що не відносяться до Національного архівного фонду.
Документи оформлюються відповідно до вимог Державної уніфікова-ної системи документації, уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163-2003), «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і органі-зацій», затверджених наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 № 16, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 8.05.2001 за № 407/55982001 (зі змінами, внесеними згідно з наказами Державного комі-тету архівів від 05.06.2007 № 87 та від 19.09.2008 № 188).
Всі підсумкові документи підписує голова ліквідаційної комісії, або лік-відатор та завіряє круглою печаткою.
Упорядковані належним чином документи в картонажі встановленого зразка передаються до архіву згідно з актом приймання–передавання, про що видається архівна довідка.
Заступник начальника Чернівецького міського управління юстиції Тетяна КОШКЕР
peredplata
