На сьогодні найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією від 1961 року, до якої на сьогодні приєдналось більше ніж 100 країн.
Апостиль це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах країн – учасниць Гаазької конвенції, засвідчує справжність підпису особи під документом і справжність печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ та звільняє ці документи від необхідності дипломатичної чи консульської легалізації.
В Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 р. № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» апостиль проставляється:
– Міністерством освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
– Міністерством юстиції – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;
– Міністерством закордонних справ – на всіх інших видах документів.
З метою запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля, підвищення рівня довіри до офіційних документів України, на яких проставляється апостиль, та з урахуванням статті 7 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року№ 890 «Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля» був затверджений Порядок ведення Електронного реєстру апостилів. Порядок регулює ведення Електронного реєстру апостилів та внесення до нього відомостей про апостилі, проставлені в Україні на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, та на всіх інших видах документів, що призначені для використання на території інших держав.
Реєстрація в Реєстрі відомостей про проставлення апостиля здійснюється з метою створення єдиної бази даних відповідних відомостей та спрощення перевірки факту проставлення апостиля і відповідності записів у ньому відомостям Реєстру.
Державна реєстрація апостилів у Електронному реєстрі апостилів здійснюється з 9 листопада 2015 року. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України Міністерство юстиції має забезпечити до 15 грудня 2015 р. наповнення Реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів:
– посадових осіб Міністерства юстиції, уповноважених на проставлення апостиля; посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану;
– державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців;
– нотаріусів;
– суддів.
Міністерство закордонних справ також повинне приєднатися до ведення реєстру. Зокрема, йому пропонується забезпечити відшкодування адміністратору реєстру витрат на забезпечення ведення реєстру на підставі відповідних договорів.
Свої рекомендації від Кабінету Міністрів України отримала і Державна судова адміністрація, яка протягом місяця має передати Міністерству юстиції інформацію щодо зразків підписів, відбитків печаток та/або штампів суддів та забезпечити оновлення такої інформації.До наповнення Реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів уповноважені особи Міністерства юстиції, відповідальні за проставлення апостиля, використовуватимуть наявні зразки на паперових носіях.
Отже, апостиль на офіційних документах проставлятиметься та заповнюватиметься за допомогою програмних засобів Реєстру у формі електронного документа відповідно до зразка, встановленого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.
Сам електронний документ міститиме візуальне зображення зразка підпису (відцифрований підпис) уповноваженої особи, відповідальної за проставлення апостиля, та скріплюватиметься електронним цифровим підписом такої особи згідно з вимогами законодавства про електронний цифровий підпис.
Заяву про проставлення апостиля може подати будь-яка особа за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу громадянина України, національного паспорта іноземця або документа, що посвідчує особу іноземця. До заяви про проставлення апостиля додається оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль, документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від оплати, чи його засвідчена в установленому порядку копія.
Запис про апостиль містить такі відомості:
– назву і дату видачі офіційного документа, на якому проставляється апостиль;
– прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, яка підписала офіційний документ, на якому проставлено апостиль, а стосовно офіційних документів, які не підписані, — найменування органу, що проставив відбиток печатки або штампа;
– дату проставлення апостиля;
– найменування уповноваженого органу, який проставив апостиль;
прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та посаду особи, яка проставила апостиль;
– реєстраційний номер апостиля.
Будь-яка особа має право на доступ до відомостей Реєстру про проставлений апостиль безоплатно через веб-сайт, що ведеться адміністратором Реєстру.
Пошук в Реєстрі відомостей про апостиль здійснюється по його реєстраційному номеру та даті видачі.
Начальник Чернівецького міського управління юстиції Світлана АФОНІНА
peredplata
